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Escritório Virtual

Escritório Virtual é um espaço físico que chega a reunir em um mesmo local, o endereço de centenas de empresas que dividem, entre elas, todas as despesas com infra-estrutura e pessoal, incluindo o “cafezinho”. Permite aos usuários reduzir os custos e ao mesmo tempo manter o profissionalismo organizacional. Frequentemente, o termo é confundido com “centros de negócios” ou “salas executivas”.

Escritórios Virtuais, Negócios (muito) reais

Preocupação zero com manutenção e administração de pessoal, redução de custos e mais tempo disponível para dedicação ao próprio core business. Essas são as principais vantagens ao se optar por um escritório virtual, apontadas por empresas e profissionais que decidiram abrir mão de ter uma sede própria.

Ao contratar esta modalidade de serviço, o cliente pode escolher desde locação de áreas de trabalho fixas para ocupação em tempo integral e munidas de infraestrutura completas de serviços de escritório, emprestar salas para reuniões e encontros de negócios eventuais, até contratar somente a locação do endereço para a razão social da empresa, um tipo de serviço que normalmente inclui o recebimento de correio e atendimento telefônico personalizado.

A idéia de escritório virtual veio a partir da convergência de inovação tecnológica com a “Era da Informação”. O conceito tem raízes na Revolução Industrial e foi definido em paralelo ao estilo de trabalho atual, mais especificamente “home office”. A terminologia “virtual” é utilizada para enfatizar que a estrutura de atendimento tradicional não esta mais presente nas organizações.

O conceito “escritório virtual” começou a se popularizar no Brasil a partir da segunda metade da década de 1990. Passados quase 20 anos, ainda há muitas empresas que desconhecem as facilidades de delegar a administração da burocracia e a operação predial a terceiros.

Tendência importada

Em países como o Estados Unidos, o conceito está estabelecido há bastante tempo. Companhias estrangeiras são clientes correntes dos escritórios virtuais. Geralmente preferem este tipo de espaço quando estão começando a operação em um país ou instalando uma filial.

A opção oferece de imediato menos empate de capital e maior rapidez de acomodação das equipes. No dia a dia muitas também costumam alugar salas para reuniões, treinamentos ou execução de projetos específicos.

Independente do tamanho da empresa, a estrutura de um escritório virtual encoraja empresários a testar um novo local de negócios ou expandir sua presença. Remove diversos obstáculos e permite a expansão de forma rápida, com baixo custo e sem compromissos de longo prazo.

Além de disponibilizar um ambiente atraente, moderno e prático, os custos com infra-estrutura, encargos trabalhistas e financeiros, como registros, folha de pagamento, seguros e aluguéis, podem ser reduzidos em até 70%. Outra vantagem da utilização de um escritório virtual é a adequação de imediato de suas despesas com as flutuações de sua receita.

Mesmo em economia em recessão, os escritórios virtuais estão experimentando grande crescimento e não apenas nos Estados Unidos. O desenvolvimento tecnológico é um fator que permite este crescimento de forma a criar um ambiente de trabalho cada vez mais flexível.

Pesquisas revelam que um percentual cada vez maior da força de trabalho, deseja um escritório móvel e uma nova geração de empresários está abraçando este novo conceito e incorporando a flexibilidade em sua cultura organizacional.

Opção para autônomos

Se as grandes companhias buscam rapidez na instalação, flexibilidade para alterações de infra-estrutura, contratos menos rigorosos, diminuição de custo com pessoal e instalações e desembaraço de tarefas cotidianas, o mesmo é almejado pelos profissionais liberais que contratam um escritório virtual.

Oferecer endereços comerciais de prestigio é um dos principais itens de serviços das empresas de escritórios virtuais. Traz vantagens tanto para que os clientes possam aumentar sua visibilidade e adquirir credibilidade no mercado, quanto para facilitar o acesso e o trânsito dos executivos entre as unidades.

Custo X Benefícios X Flexibilidade

Cada empresa ou profissional liberal precisa avaliar bem as vantagens em ter um escritório virtual e quanto estaria disposto ou pode pagar por ele. O equilíbrio entre estes dois itens deve ser almejado com maior atenção pelas companhias que estão começando. No caso das iniciantes, muitas vezes, o capital exigido para manter uma estrutura física compete com o que deveria ser aplicado na operação, o que pode comprometer o crescimento.

O valor a ser desembolsado para dispor de um local de trabalho que vai gerar somente a preocupação de pagar a fatura de serviços no final do mês oscila conforme a cidade, os preços do metro quadrado do endereço e o nível de pacotes de serviços ofertados.

As contas para calcular o valor do aluguel de uma sala fixa e estrutura conforme as necessidades do cliente são feitas aferindo-se um preço por pessoa. Nos valores estão embutidos o metro quadrado e tudo o que for necessário investir para o escritório funcionar conforme a demanda.

A necessidade de poder contar com espaços flexíveis, passíveis de serem adaptados de um dia para o outro devido a um aumento ou diminuição inesperada de funcionários, ou mesmo se adaptar para não para não ter de manter estruturas próprias ociosas, levam grandes empresas a alugar espaços fora das sedes.

Outro motivo também tem atraído os autônomos a alugar salas de empresas virtuais: a possibilidade de fazer networking. As prestadoras costumam oferecer ambientes coletivos nas unidades onde os locatários fazem suas pausas para tomar café. Estas ocasiões acabam se revelando ótimas oportunidades também para se fazer negócios.